2016 entschied das Kommunale Rechenzentrum auf eine marktetablierte E-Government-Software zu setzen und ein intern entwickeltes Dokumentenmanagementsystem abzulösen. Die Verbandsmitglieder verwenden nun eine vorkonfigurierte Fabasoft eGov-Suite. Eine behördenübergreifende Arbeitsgruppe definierte bereits 2017 alle Anforderungen und Geschäftsprozesse, auf die die öffentliche Verwaltung in der Region Niederrhein angewiesen ist.

Die Laufzeit der Einführungsprojekte ist durch die gemeinsame Verwendung der Fabasoft eGov-Suite deutlich kürzer als gewöhnlich. Entscheidet sich eine Kommunalverwaltung dafür, wird bei einem gemeinsamen Kick-off Grundsätzliches geklärt, der Pilotbereich festgelegt und zu einer Roll-out-Strategie beraten. Zum Beispiel startet eine Gemeinde üblicherweise mit einem Big Bang, während eine Stadt eher schrittweise vorgeht. Das Rechenzentrum unterstützt bei den Schulungen der Kernprojektgruppe mit Admin- und Bedienerkursen. Anwender können auf Ausbildungsunterlagen des Rechenzentrums zurückgreifen, die genau auf die Verbandsmitglieder abgestimmt sind. Zusätzlich ermöglicht eine Informationsplattform Usern den Austausch untereinander. „Unsere Mitglieder müssen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, sondern sie profitieren voneinander“, sagt Marc Macziejek, Produktverantwortlicher im KRZN. 

Nach der Einführung betreut das Rechenzentrum die Ämter weiterhin und kümmert sich um das Einspielen von Updates, um die Softwarewartung, die Überwachung der Systeme, die Langzeitarchivierung von Dokumenten und um die Benutzerverwaltung. Ein guter Kontakt mit dem Softwarehersteller sichert die laufende Weiterentwicklung des E-Government-Tools, wie zuletzt die Einbindung der elektronischen Gerichtsakte. Darüber hinaus entwickelt das KRZN eigenständig Softwarekomponenten auf Basis der Fabasoft eGov-Suite zur Abbildung von Fachakten sowie Anbindung von Fachverfahren, wie bspw. die Schnittstelle zum Ausländerfachverfahren. 

Mittlerweile arbeiten 21 Städte und Gemeinden sowie vier Kreise produktiv, neun Städte und Gemeinden befinden sich im Pilotbetrieb und vier weitere Städte und Gemeinden haben den Kick-off-Event durchgeführt. Zudem führt das KRZN auch intern einen Roll-out der Fabasoft eGov-Suite durch. 

Wie wichtig eine digitale Vorgangs- und Aktenbearbeitung ist, erklärt Mark Holzhauer, Leiter der Abteilung „E-Government, Person & Entwicklung“ im KRZN: „Eine umfassende E-Government-Basisinfrastruktur inklusive Dokumentenmanagement ist unerlässlich für eine zukunftsorientierte Verwaltung. Bei der Umsetzung des OZG konzentrieren sich viele Behörden leider nur auf das Bereitstellen von Onlineanträgen. Wenn Bedienstete diese nach Eingang nicht medienbruchfrei bearbeiten können, werden mögliche Synergieeffekte bei der Sachbearbeitung verschenkt. Im Verband wurde daher bei der Strategie zur Umsetzung des OZG auch die Einführung des Dokumentenmanagementsystems fokussiert.“