Egal ob bei der Produktentwicklung oder dem Ankauf von Software: Das Kommunale Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) überlässt nichts dem Zufall. Ein besonderes Augenmerk liegt bei all dem auf der Usability. Sie ist ein wesentlicher von zahlreichen Aspekten bei der Auswahl von Produkten der IT. Diese Auswahl unterliegt einem definierten Prozess, der von A bis Z klar geregelt ist und wie ein Leitfaden zur Orientierung dient.

Los geht es mit einem Produktentwicklungsplan, der für vier Jahre aufgestellt und jährlich überprüft und aktualisiert wird. Darin wird zum Beispiel eine Entwicklungsaktivität beschrieben, um zur Technikunterstützung einer Aufgabe der Verwaltung eine neue Software auszuwählen. Im Rahmen der Aktivität wird aus der Mitte eines Facharbeitskreises (bestehend aus Vertretern der angeschlossenen Verwaltungen), der das KRZN fachlich berät, eine gemischte Arbeitsgruppe (Softwarebeirat) gebildet.

Diese Arbeitsgruppe entwickelt ein Lastenheft (oder auch Pflichtenheft) für eine Ausschreibung des Softwareproduktes. Bestandteil dieses Lastenheftes sind zwei Checklisten des KRZN zur Prüfung der Usability der Software. Abgeleitet wurden die Checklisten aus der ISO Dialoggestaltung (ISO 9241-10).

Folgende Grundsätze, die im Lastenheft berücksichtigt werden, sind für die Gestaltung und Bewertung eines Dialogs wichtig:

1. Aufgabenangemessenheit.
Das bedeutet: Ein Dialog ist dann aufgabenangemessen, wenn er den Anwender unterstützt, seine Arbeitsaufgabe effektiv und effizient zu erledigen. Zum Beispiel sollen dem Anwender unnötige Arbeitsschritte erspart werden.

2. Selbstbeschreibungsfähigkeit.
Für den Anwender muss das Produkt zu jeder Zeit verständlich sein. Die Selbstbeschreibungsfähigkeit gilt als gegeben, wenn die Aspekte Orientierung, Beherrschbarkeit, Rückmeldung und Hilfestellung erfüllt sind.

3. Steuerbarkeit.
Steuerbar ist die Software, wenn der Anwender in der Lage ist, den Dialog zu starten und Richtung und Geschwindigkeit zu beeinflussen.

4. Erwartungskonformität.
Ein Dialog ist dann erwartungskonform, wenn er konsistent ist und den Merkmalen des Anwenders entspricht - zum Beispiel seinen Kenntnissen aus dem Arbeitsgebiet, seiner Ausbildung und seiner Erfahrung sowie den allgemein anerkannten Konventionen.

5. Fehlertoleranz.
Ein Dialog ist fehlertolerant, wenn das beabsichtigte Arbeitsergebnis trotz erkennbar fehlerhafter Eingaben entweder mit keinem oder minimalem Korrekturaufwand seitens des Anwenders erreicht werden kann.

6. Individualisierbarkeit.
Ein Dialog ist individualisierbar, wenn das System Anpassungen an die Erfordernisse der Arbeitsaufgabe sowie an die individuellen Fähigkeiten und Vorlieben des Benutzers zulässt. Dazu gehört zum Beispiel die Barrierefreiheit oder die Möglichkeit alternativer Darstellungsformen.

7. Lernförderlichkeit.
Ein Dialog ist lernförderlich, wenn er den Benutzer beim Erlernen des Dialogsystems unterstützt und anleitet. Ein Beispiel ist die Verwendung von Shortcuts.

Zudem wird natürlich die Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz Nordrhein-Westfalen (BITV-NRW) erfüllt. Danach wird vorgeschrieben, dass Blinde, Sehschwache oder Farbenblinde ebenfalls über eine besonders gestaltete Oberfläche soweit wie möglich unterstützt werden sollten.

Nach Erstellung des Pflichtenheftes wird die Software ausgeschrieben und die Ergebnisse werden gewichtet. Die Usability ist dabei ein wichtiger Bestandteil des Bewertungsschemas. Nach der endgültigen Auswahl der Software wird eine Testinstallation vorgenommen und eine oder mehrere Verwaltungen prüfen die Software auf ihre Funktionalität und die Beschaffenheit der Oberfläche. Bei diesem Usability-Test werden die Anwender veranlasst, typische Aufgaben mit dem Testobjekt zu lösen, die sie später in ähnlicher Form mit diesem Produkt erledigen würden. Dabei wird unter anderem geprüft, an welchen Stellen Schwierigkeiten bei der Benutzung auftreten. Nach dieser Prüfung werden die Schwachstellen analysiert und das Produkt wird so optimiert, dass es von möglichst vielen Anwendern als einfach zu bedienen empfunden wird und so die Benutzerfreundlichkeit verbessert wird.

Zudem werden die Checklisten für die Usability ausgefüllt. Die Unterlagen des Tests werden zur Freigabe der Software eingereicht. Der Freigabe-Ablauf unterliegt dann noch einmal einem mehrstufigen Prozess. Dabei macht der IT-Beauftragte für Datenschutz und Datensicherheit eine Vorabkontrolle für den Bereich personenbezogene Daten. Dann wird das Rechnungsprüfungsamt des KRZN in den Test eingeschaltet, um die Prüfungen nach der Gemeindehaushaltsverordnung durchzuführen.

Zum Freigabeprozess gehört außerdem ein Qualitätszirkel. Dieser prüft die Usability der Software mit Hilfe der Checklisten der Anwender, der Checklisten der Software-Entwickler und einer Demonstration des Produktes. Alle Ergebnisse werden dem Koordinierungskreis noch einmal zur Freigabe vorgelegt und ein Preis für die Softwarenutzung festgelegt. Dieser lückenlose und akribische Prozess von der Erstellung des Produktentwicklungsplanes bis zur endgültigen Freigabe eines Produktes hat sich seit Jahren bewährt und gewährleistet die besondere Gebrauchstauglichkeit einer Software und die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung.

Das Kommunale Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) in Kamp-Lintfort gehört zu den zehn größten kommunalen IT-Dienstleistern Deutschlands und versorgt am Niederrhein mehr als 12.000 Büroarbeitsplätze in den Rathäusern und Kreisverwaltungen mit Informationstechnik. Zu den Aufgaben des Zweckverbandes zählen die Entwicklung, Einführung, Wartung und der Betrieb der IT-Anwendungen. Außerdem setzt das KRZN Datenschutz und Datensicherheitsmaßnahmen um. Am Standort in Kamp-Lintfort arbeiten mehr als 300 Beschäftigte.